المساعد الشخصي الرقمي

مشاهدة النسخة كاملة : أرجو من كل مدير إدارة الدخول لإستفادة !!!


البروجكتر
20-03-2010, 02:02 AM
لاحظت في بعض الدوائر الحكومية في محافظةالقنفذة إجتماعات غير مجدية وغير مستفاد منها مما يجعلها كلام وحوار في الهواء بلا نتائج وحلول أو إيجابيات تذكر لذا وجب عليه أن أنقل لكم الأسباب التي تؤدي إلى فشل الإجتماعات :
الاجتماعات التي تهدف إلى مناقشة مواضيع العمل والوصول إلى قرارات هي وسيلة هامة للوصول إلى القرارات السليمة. ولكن في بعض الأحيان أو ربما كثير من الأحيان تتميز الاجتماعات بالفشل وتصبح مَضيعة للوقت. من سمات هذه الاجتماعات الفاشلة

ما قبل الاجتماع

أ- دعوة عدد كبير من الحاضرين ربما وصل إلى الثلاثين أو الأربعين. ويزيد الطين بلة أن تكون غرفة الاجتماعات غير مجهزة لاستقبال هذا العدد

ب- عدم وضوح الهدف من الاجتماع والمواضيع التي ستناقش والقرارت المطلوب اتخاذها

ت- عدم التحضير الجيد للاجتماع بقراءة تقارير والوقوف على الحقائق مما يؤدي إلى اعتماد الاجتماع على المهاترات والصوت المرتفع وكذلك الاستماع لأول مرة للحقائق في الاجتماع

ث- عدم توفر أدوات مساعدة للاجتماعات في غرفة الاجتماعات مثل عارض البيانات وشاشة أو سبورة

بداية الاجتماع

أ- عدم احترام ميعاد الاجتماع…الاجتماع يبدأ بعد ميعاده بربع أو نصف ساعة والحاضرون يتوافدون تباعا والداعي للاجتماع (منظم الاجتماع) قد يحضر متأخرا

ب- عدم وضوح الهدف من الاجتماع. تجد الحاضرين يتساءلون لماذا عُقد هذا الاجتماع ولا يعرفون الإجابة

ت- توجيه المناقشة بالتلميح إلى القرار الذي يريد المدير اتخاذه قبل مناقشة الحقائق

ث- عدم حضور أشخاص لهم دور أساسي في موضوع الاجتماع. عدم حضور هؤلاء الأشخاص قد يكون نتيجة عدم دعوتهم أصلاً او نتيجة عدم إهتامهم بالحضور او نتيجة تعمدهم عدم الحضور لكي يفشل الاجتماع

ج- وجود عدد من الحاضرين الذين لا يعرفون سبب وجودهم

وسط الاجتماع

أولاً: الحوار واتخاذ القرار

ا- الخروج عن موضوع الاجتماع إلى موضوعات فرعية أو خارجية تماماً واستعذاب التحاور فيها

ب- الدخول في تفاصيل دقيقة مثل مراجعة الحسابات والأرقام وبالتالي فقدان التركيز على الهدف الأصلي للاجتماع

ت- عدم تشجيع لغة الحوار والمناقشة والحقائق ولاحترام المتبادل. تجد هذا يوبِّخ ذاك وشخص يستهزئ بزميله

ث- المزاح والضحك الزائد (التهريج) خلال الاجتماع بالنكات الكثيرة

ج- عدم السماح للحاضرين بعرض الحقائق بشكل مرتب ومقاطعتهم بالأسئلة والمهاجمة

ح- مهاجمة الشخص الذي يقوم بعرض الموضوع والاعتراض على ترتيبه في عرض الموضوع مما يجعله غير قادر على استكمال الشرح

خ- تَنَاقُش من لا يَعرف مع من لا يَعرف عن ما لا يَعرفون

د- عدم السيطرة على الاجتماع وعدم منع من يريد فشل الاجتماع من تنفيذ مخططه

ذ- قيام المستمعين بالشرح الجانبي لبعضهم

ر- التحدث عن كلام جميل ومواضيع عظيمة ثم لا يتم تنفيذ أي شيء

ز- شخص يتكلم “المدير” والباقون يصدقون على كلامه وتحول الاجتماع الذي يفترض أن تناقش فيه حقائق ومعلومات إلى محاضرة في مبادئ الحياة والعمل يلقيها كبير الاجتماع

س- سيطرة المصالح الشخصية على مناقشات الاجتماع

ش- الكذب والنفاق

ثانيا: أمور تنظيمية

أ- السماح للحاضرين باستخدام التليفون المحمول داخل غرفة الاجتماعات. وهذا يكون في منتهي السوء عند وجود عدد كبير من الحاضرين

ب- التدخين داخل غرفة الاجتماعات

ت- السماح بهبوط لغة الحوار

ث- دخول وخروج الحاضرين من وإلى الاجتماع

ج- استدعاء أشخاص لحضور الاجتماع بعد بدء الاجتماع بمدة كبيرة

نهاية الاجتماع

Sneigder
20-03-2010, 05:16 AM
بـآلـتوفيـق للجميــع

عاشق الوديان
04-04-2010, 12:41 PM
بالتوفيـق للجميـع